ALGEMENE VOORWAARDEN – FIFTH KEY

Versie: 1.0 | Datum: 14 februari 2026

​

Deze Algemene Voorwaarden ("Voorwaarden") zijn van toepassing op alle aanbiedingen, voorstellen en overeenkomsten waarbij Fifth Key – Renate van Tongeren (hierna: "Fifth Key", "wij", "ons") diensten verleent als High‑End Personal & Lifestyle Assistant aan opdrachtgevers ("Opdrachtgever"/"Cliënt").

​

1. Definities

Diensten: de door Fifth Key te leveren professionele ondersteuning op niveau, waaronder (niet limitatief): executive/PA‑ondersteuning, agendacoördinatie, reisplanning, project‑ en leverancierscoördinatie, lifestyle‑organisatie, styling‑ en garderobe‑coördinatie en organisatie van private experiences.

Overeenkomst: iedere afspraak tussen Fifth Key en Opdrachtgever met betrekking tot het (incidenteel of doorlopend) leveren van Diensten, inclusief bijlagen en schriftelijke bevestigingen (e‑mail inbegrepen).

Werkdag en beschikbaarheid: werkzaamheden vinden in beginsel plaats op werkdagen en op afspraak. Premium beschikbaarheid buiten kantoortijden uitsluitend na voorafgaande schriftelijke bevestiging.

Schriftelijk: ook digitaal (e‑mail/bericht) indien herleidbaar tot partijen.

​

2. Toepasselijkheid en rangorde

2.1 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op elke aanbieding en Overeenkomst. Afwijkingen gelden uitsluitend indien schriftelijk overeengekomen.

2.2 In geval van strijdigheid prevaleert de Overeenkomst, vervolgens een Service Level/voorstel, vervolgens deze Voorwaarden.

2.3 Algemene (inkoop)voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

​

3. Aanbod, intake en totstandkoming

3.1 Offertes/voorstellen zijn vrijblijvend tot schriftelijke aanvaarding door Fifth Key. Vermelde tarieven zijn exclusief btw en externe kosten, tenzij anders vermeld.

3.2 Een Overeenkomst komt tot stand na (i) bevestiging door Fifth Key, of (ii) feitelijke aanvang van werkzaamheden op verzoek van Opdrachtgever.

3.3 Fifth Key kan een intake/kennismaking verlangen om scope, prioriteiten, vertrouwelijkheid en planning vast te leggen.

​

4. Uitvoering, rol en zorgplicht

4.1 Fifth Key verricht Diensten met professionele zorgvuldigheid en op regisserend niveau. Wij zijn geen uitvoerende "allround klusdienst"; wij coördineren, prioriteren en sturen aan waar dat het meeste effect heeft.

4.2 Fifth Key kan – na toestemming van Opdrachtgever – derden/leveranciers adviseren of coördineren. Contractering en betaling van derden geschiedt door Opdrachtgever, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

4.3 Opdrachtgever zorgt tijdig voor juiste informatie, beslissingen en toegang die redelijkerwijs nodig zijn voor voortgang van de Diensten.

​

5. Tarieven, kosten en facturatie

5.1 Diensten worden vergoed op uurbasis, dagdeel of retainer, volgens het op dat moment geldende tarief of zoals overeengekomen in het voorstel.

5.2 Externe kosten (zoals reis-, verblijf‑, koerier‑, leveranciers‑ en aankoopkosten) komen voor rekening van Opdrachtgever. Fifth Key kan een voorschot/waarborg verlangen.

5.3 Facturatie vindt maandelijks achteraf of conform retainer plaats, met een betaaltermijn van 14 dagen. Bij te late betaling is wettelijke (handels)rente en redelijke buitengerechtelijke kosten verschuldigd.

​

6. Annulering en no‑show

6.1 Afzegging of verplaatsing van ingeplande werkzaamheden binnen 24 uur voor aanvang kan in rekening worden gebracht tot 100% van de gereserveerde tijd, tenzij sprake is van overmacht.

6.2 Niet‑verschijnen op een afgesproken (fysieke) afspraak kan worden gefactureerd tegen 100% van het gereserveerde tijdsblok plus gemaakte externe kosten.

​

7. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

7.1 Fifth Key behandelt alle informatie van Opdrachtgever strikt vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst.

7.2 Fifth Key verwerkt persoonsgegevens conform de afzonderlijke Privacyverklaring. Voor verwerkingen in opdracht kan een Verwerkersovereenkomst worden gesloten indien Fifth Key kwalificeert als verwerker.

​

8. Intellectuele eigendom

8.1 Methoden, modellen, templates en documenten ontwikkeld door Fifth Key blijven eigendom van Fifth Key. Opdrachtgever verkrijgt een niet‑exclusieve, niet‑overdraagbare licentie voor intern privégebruik.

​

9. Aansprakelijkheid en vrijwaring

9.1 Fifth Key is slechts aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, tot maximaal het bedrag van de factuur voor de betreffende maand/het betreffende project, met een absoluut maximum van €25.000 per jaar. Iedere aansprakelijkheid voor indirecte schade (gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade) is uitgesloten, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid.

9.2 Advies‑ en coördinatiebeslissingen blijven altijd de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. Fifth Key is niet aansprakelijk voor keuzes van Opdrachtgever of door Opdrachtgever ingeschakelde derden.

​

10. Overmacht

10.1 Onder overmacht vallen o.a. ziekte, uitval van essentiële systemen, netwerkstoringen, stakingen, pandemieën en maatregelen van overheden, waardoor uitvoering tijdelijk onmogelijk is. Verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht voortduurt.

​

11. Duur, beëindiging en opschorting

11.1 Doorlopende samenwerking (retainer) kan na de eerste drie maanden worden opgezegd met inachtneming van één (1) maand opzegtermijn, tenzij anders overeengekomen.

11.2 Fifth Key kan de uitvoering opschorten of beëindigen bij wanbetaling, onjuiste informatie of omstandigheden die uitvoering onveilig of onredelijk maken.

​

12. Non‑sollicitatie en exclusiviteit

12.1 Opdrachtgever zal gedurende de samenwerking en 12 maanden daarna geen medewerkers/vaste partners van Fifth Key benaderen voor directe indiensttreding zonder schriftelijke toestemming.

12.2 Exclusiviteit kan per project/retainer worden overeengekomen en wordt schriftelijk vastgelegd.

​

13. Toepasselijk recht en geschillen

13.1 Op de rechtsverhouding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur minnelijk opgelost. Bij uitblijven daarvan is de bevoegde rechter in het arrondissement Oost‑Brabant exclusief bevoegd, behoudens dwingend recht.

​

14. Wijziging voorwaarden

14.1 Fifth Key kan deze Voorwaarden wijzigen. De gewijzigde versie wordt aan Opdrachtgever verstrekt en geldt voor toekomstige opdrachten na kennisgeving.