PRIVACYVERKLARING – FIFTH KEY

Versie: 1.0 | Datum: 14 februari 2026

​

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doelen en op welke grondslagen. Fifth Key – Renate van Tongeren (hierna: "Fifth Key", "wij", "ons") is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

​

1. Wie zijn wij?

Fifth Key – High‑End PA & Lifestyle Assistant | Overloon (Noord‑Brabant) | E‑mail: info@fifthkey.nl | Website: www.fifthkey.nl. Voor privacyvragen kunt u per e‑mail contact opnemen.

​

2. Welke gegevens verwerken wij?

Identificatie‑ en contactgegevens (naam, adres, e‑mail, telefoon), facturatie‑ en betaalgegevens, agenda‑ en planningsinformatie, reis‑ en logistieke voorkeuren, lifestyle‑ en stylingvoorkeuren indien u die met ons deelt, communicatiehistorie en beperkte notities ter voorbereiding/uitvoering van Diensten.

Bijzondere categorieën: Fifth Key beoogt géén bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Medische of gevoelige gegevens worden alleen verwerkt als u die zelf expliciet en vrijwillig verstrekt en uitsluitend voor het concrete doel waarvoor u ze verstrekt, en worden zo snel mogelijk verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

​

3. Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor: (i) uitvoering van de overeenkomst (planning, coördinatie, communicatie, facturatie); (ii) gerechtvaardigd belang (klantrelatiebeheer, kwaliteitsbewaking, beveiliging, beperkte marketing aan eigen cliënten); (iii) wettelijke verplichtingen (fiscale bewaarplicht). Waar nodig vragen wij uw toestemming (bijv. voor referenties of het delen van gegevens met specifieke externe partners op uw verzoek).

​

4. Delen met derden

Wij delen gegevens uitsluitend indien nodig met door u gekozen/geverifieerde leveranciers (zoals travel‑ of stylingpartners) en met verwerkers die namens ons diensten verlenen (hosting, boekhouding, e‑mail). Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform art. 28 AVG.

​

5. Doorgifte buiten de EER

Indien gebruikt maken van tools/diensten buiten de Europese Economische Ruimte noodzakelijk is, zorgen wij voor passende waarborgen (bijv. EU‑Modelclausules/Standard Contractual Clauses) en beoordelen wij de risico’s vooraf.

​

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Administratieve gegevens bewaren wij 7 jaar conform fiscale wetgeving. Operationele klantdossiers worden uiterlijk 24 maanden na afronding van de laatste opdracht opgeschoond/verwijderd, tenzij een langere termijn noodzakelijk is of wettelijk vereist.

​

7. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking (need‑to‑know‑toegang, sterke wachtwoorden, versleuteling waar passend, back‑ups).

​

8. Rechten van betrokkenen

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Verzoeken kunt u indienen via info@fifthkey.nl. Wij reageren in beginsel binnen 30 dagen.

​

9. Cookies en online

Onze website gebruikt alleen functionele en analytische cookies met geringe privacy‑impact. Voor afzonderlijke marketingcookies vragen wij toestemming. Zie onze aparte cookieverklaring (indien van toepassing).

​

10. Klachten en toezichthouder

Bij vragen of klachten kunt u ons mailen via info@fifthkey.nl. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

​

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De actuele versie is steeds beschikbaar via onze website en wordt voorzien van een versiedatum.